L’associazione di promozione sociale iKairos nella qualità di Titolare del trattamento dei Suoi dati personali, identificativi e non sensibili, ai sensi e per gli effetti del Regolamento (UE) 2016/679 cioè GDPR, con la presente La informa che la citata normativa prevede la tutela degli interessati rispetto al trattamento dei
dati personali e che tale trattamento sarà improntato ai principi di correttezza, liceità, trasparenza e di tutela della Sua riservatezza e dei Suoi diritti. I Suoi dati personali verranno trattati in accordo alle disposizioni legislative della normativa sopra richiamata e degli obblighi di riservatezza ivi previsti.
Alcune definizioni principali
Il «dato personale» è qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile («interessato»); si considera identificabile la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione,
dati relativi all’ubicazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale.
Il «trattamento» è qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l’ausilio di processi automatizzati applicate a dati personali, quali la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento, la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la
comunicazione mediante trasmissione, la diffusione, la messa a disposizione, il raffronto, l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione, la distruzione.
Il «Titolare del trattamento» è la persona giuridica che, singolarmente o insieme ad altri, determina le finalità e i mezzi del trattamento di dati personali.
Il «Responsabile del Trattamento» è la persona fisica o giuridica che tratta i dati personali per conto del Titolare del trattamento.
Il «consenso» dell’interessato è la manifestazione di volontà libera, specifica, informata e inequivocabile dell’interessato, con la quale lo stesso manifesta il proprio assenso, mediante dichiarazione o azione positiva inequivocabile, affinché i dati personali che lo riguardano siano oggetto di trattamento.
Per «marketing» si intende l’espletamento delle attività a carattere commerciale, pubblicitario e promozionale, quale ad esempio in maniera non esaustiva l’invio di materiale pubblicitario, la vendita diretta, il compimento di ricerche di mercato o la comunicazione commerciale, o le attività promozionali svolte nell’ambito di eventi e manifestazioni a premio promosse da iKairos.
La «profilazione» è il trattamento con mezzi informatici e automatizzati consistente nell’utilizzo di tali dati personali per valutare determinati aspetti personali, la situazione economica, le preferenze personali, gli interessi, l’affidabilità nei pagamenti, il comportamento, l’ubicazione o gli spostamenti della persona fisica.
Finalità del trattamento
I dati personali forniti dall’Interessato e/o acquisiti in fase di contatto, di adesione o associazione saranno trattati da iKairos per dar corso alla richiesta dell’Interessato e/o per eseguire i conseguenti sviluppi del rapporto associativo attivato con l’Interessato o per adempiere a sue specifiche richieste, per
l’adempimento di obblighi di legge nonché per le attività connesse e strumentali alla gestione rapporto/i, ivi compresi i rapporti relativi ad eventuali servizi e/o prodotti richiesti dall’Interessato.
Per finalità amministrativo-contabili, senza il consenso dell’Interessato e salva la sua opposizione, iKairos potrà comunicare i dati personali a Società di consulenza appositamente nominata Responsabile dei conseguenti trattamenti.
I trattamenti effettuati per finalità amministrativo-contabili sono quelli connessi allo svolgimento delle attività di natura organizzativa, amministrativa e contabile, a prescindere dalla natura dei dati trattati – in particolare: attività organizzative interne, quelle funzionali all’esecuzione degli adempimenti previsti, alla gestione del rapporto in tutte le sue fasi, alla tenuta della contabilità e all’applicazione delle norme vigenti.
In via esemplificativa e non esaustiva i trattamenti sopra elencati potranno essere effettuati per lo
svolgimento di:
– Attività formativa
– Attività inerente alla costituzione della Piattaforma di Mentoring
– Adempimenti obbligatori per legge in campo fiscale e contabile
– Assistenza post iscrizione
– Attività organizzative funzionali alla gestione dei contatti, all’adesione ed all’associazione
– Gestione del contenzioso
– Gestione degli associati
– Programmazione/svolgimento delle attività statutarie
– Mantenimento dello Storico dei contatti, degli aderenti e degli associati
– Aggiornamento informativo periodico
Il trattamento dei dati funzionali per l’espletamento di tali obblighi è necessario per una corretta gestione del rapporto tra Titolare e Socio e il loro conferimento è obbligatorio per attuare le finalità sopra indicate. Il Titolare rende noto, inoltre, che l’eventuale non comunicazione, o comunicazione errata, di una delle informazioni obbligatorie, può causare l’impossibilità per il del Titolare di garantire la congruità del trattamento stesso.
I suddetti dati personali potrebbero essere trattati da iKairos, senza il consenso dell’Interessato e salva la sua opposizione, per finalità di elaborazione di un indicatore sintetico/numerico rappresentativo dell’utilizzo/possesso dei vari servizi eventualmente riferito all’Interessato, al fine di fornire una consulenza
personalizzata nell’ambito dei servizi di volta in volta richiesti.
iKairos potrà utilizzare, senza il consenso dell’Interessato e salva la sua opposizione, i recapiti di posta elettronica e di posta cartacea dallo stesso forniti nel corso del rapporto, per inviare proprio materiale informativo e promozionale nella materia dedicata.
iKairos potrà, altresì, utilizzare, senza il consenso dell’Interessato e salva la sua opposizione, i dati personali per la partecipazione a sondaggi di qualità sulla fornitura dei servizi offerti quale attività di preminente interesse generale.
Inoltre, i dati personali saranno trattati da iKairos – con lo specifico consenso dell’Interessato, di natura facoltativa e revocabile in qualsiasi momento – per le seguenti ulteriori finalità:
1) per comunicazioni a carattere promozionale, dei servizi di iKairos e/o delle società od Associazioni con le quali il Titolare ha definito specifiche convenzioni, mediante l’impiego del telefono e della posta cartacea, nonché mediante sistemi automatizzati di chiamata senza l’intervento di un operatore e mediante posta
elettronica, telefax, messaggi del tipo SMS, MMS, o di altro tipo -oltreché mediante altri canali come ad esempio le aree riservate dei siti di iKairos e/o i canali social– e inoltre, con gli stessi mezzi, per indagini statistiche volte anche alla rilevazione del grado di soddisfazione degli associati sulla qualità dei servizi
offerti;
2) per svolgere attività di profilazione consistente nell’individuazione di preferenze, gusti, abitudini, necessità e scelte di orientamento e nella definizione del profilo dell’Interessato, in modo da soddisfare le esigenze dell’Interessato medesimo, nonché per effettuare, previo lo specifico consenso di cui ai punti 1
e/o 2, comunicazioni a carattere promozionale personalizzate, con i mezzi indicati ai precedenti punti 1 e 2;
3) iKairos tratterà i dati personali dell’Interessato conformemente al consenso da questi prestato, per le finalità suindicate, in fase di contatto con l’Associazione, alla adesione al networking e/o all’Associazione.
Modalità del trattamento
Il trattamento dei Vostri dati personali è realizzato per mezzo delle operazioni indicate all’art. 4 Codice Privacy e all’art. 4 n. 2) GDPR e precisamente: raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, interconnessione,
blocco, comunicazione, cancellazione e distruzione dei dati.
I Vostri dati personali sono sottoposti a trattamento sia cartaceo che elettronico e/o automatizzato nei
seguenti modi:
– Raccolta di dati tramite moduli di iscrizione o adesione ovvero conferiti in occasione di incontri divulgativi/formazione od eventi
– Trattamento a mezzo di sistemi di elaborazione elettronica
– Trattamento manuale a mezzo di archivi cartacei
Comunicazione
I suoi dati saranno comunicati in maniera limitata solo a soggetti competenti e debitamente nominati per l’espletamento dei servizi necessari ad una corretta gestione del rapporto, con garanzia di tutela dei diritti dell’interessato ed in assoluta riservatezza.
I suoi dati saranno trattati unicamente da personale adeguatamente formato ed autorizzato dal Titolare ed, in particolare, dalle seguenti categorie di addetti al trattamento:
Direzione
– Ufficio amministrazione
– Ufficio segreteria
– Consiglio Direttivo
– Gruppi territoriali
I suoi dati potranno essere comunicati a terzi debitamente nominati Responsabili al trattamento, e solo quando strettamente necessario, in particolare a:
– Autorità
– Amministrazioni pubbliche
– Forze di polizia
– Consulenti e liberi professionisti, anche in forma associata
Diffusione e trasferimento
I suoi dati personali non verranno diffusi in alcun modo.
I suoi dati personali potranno inoltre essere trasferiti, limitatamente alle finalità sopra riportate, nei Paesi dell’UE.
Periodo di Conservazione Le segnaliamo che, nel rispetto dei principi di liceità, limitazione delle finalità e minimizzazione dei dati, ai
sensi dell’art. 5 del GDPR, il periodo di conservazione dei Suoi dati personali, dopo la cessazione del rapporto associativo è di 5-10 anni
– visti gli art. 2948 codice civile che prevede la prescrizione di 5 anni per i pagamenti periodici;
– art. 2220 codice civile che prevede la conservazione per 10 anni delle scritture contabili;
– art. 22 del D.P.R. 29 Settembre 1973, n.600.
Misure di sicurezza
Tenendo conto dello stato dell’arte e dei costi di attuazione, nonché della natura, dell’oggetto, del contesto e delle finalità del trattamento, come anche del rischio di varia probabilità e gravità per i diritti e le libertà delle persone fisiche, il titolare del trattamento e il responsabile del trattamento mettono in atto misure tecniche e organizzative adeguate per garantire un livello di sicurezza adeguato ai rischi di perdita, abuso o alterazione connessi al trattamento. In particolare: ha adottato le misure di cui agli artt. 32-34 Codice Privacy e all’art. 32 GDPR; utilizza il protocollo protetto di trasmissione dei dati noti come
HTTPS; rispetta gli Standard ISO/IEC 27000, WG3 E WG4.
Diritti dell’Interessato
L’interessato ha diritto di ottenere la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile.
L’interessato ha diritto di ottenere l’indicazione:
– dell’origine dei dati personali;
– delle finalità e modalità del trattamento;
– della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici;
– degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del rappresentante designato ai sensi
dell’articolo 5, comma 2;
– dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato nel territorio dello Stato, di responsabili o incaricati.
L’interessato ha diritto di ottenere:
– l’aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando vi ha interesse, l’integrazione dei dati;
– la cancellazione, la limitazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati;
– l’attestazione che le operazioni di cui ai punti sopra elencati siano state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato;
– la portabilità dei dati.
L’interessato ha diritto di opporsi, in tutto o in parte:
– per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta;
– al trattamento di dati personali che lo riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale per esercitare i propri diritti o per ottenere le informazioni relative all’eventuale trasferimento dei Suoi dati verso un Paese terzo, potrà formulare espressa richiesta scritta da inviarsi all’Associazione di promozione sociale iKairos, Piazza Ippolito Nievo 1, 00153 Roma, o inoltrare una richiesta all’indirizzo di posta elettronica: info@iKairos.it
Fatto salvo ogni altro ricorso amministrativo o giurisdizionale, Lei ha il diritto di proporre reclamo a un’Autorità di controllo, qualora ritenga che il trattamento che La riguarda violi il GDPR.
Titolare e Responsabile del trattamento
Titolare del trattamento dei dati personali è: Associazione di promozione sociale iKairos, Piazza Ippolito
Nievo 1, 00153 Roma – Italia
@mail: info@iKairos.it